Zintegrowane Systemy Zarządzania

26.01.2023

Mianem zintegrowanych systemów zarządzania określa się połączenie procesów, procedur i praktyk działania stosowanych w organizacji w celu wdrożenia jej polityki. Integracja może być w tym przypadku bardziej skuteczna w osiąganiu celów wynikających z polityki organizacji niż podejście zakładające wdrażanie oddzielnych systemów. 

Zintegrowane systemy zarządzania są rozwiązaniem szczególnie polecanym w przypadku organizacji, które mają zamiar wdrożenia kilku różnych systemów zarządzania. Zamiast wdrażania kilku niezależnych stanowisk, wdraża się w nich jeden zintegrowany system, który reguluje wszelkie kwestie dotyczące usprawnianych procesów. Czym są zintegrowane systemy zarządzania? Jakie mają zalety? 

Czym jest zintegrowany system zarządzania?

Otoczenie rynkowe, w ramach którego funkcjonują przedsiębiorstwa podlega ciągłym zmianom. Wzrost konkurencji na rynku, duże tempo zmian oraz konieczność dostosowywania się do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości sprawiają, że organizacje stale poszukują nowych sposobów na jeszcze efektywniejsze wykorzystanie posiadanych zasobów i szybki rozwój. Kluczem do sukcesu jest szybkość reakcji, która powinna odnosić się zarówno do reagowania na pojawiające się szanse, jak i zagrożenia. 

Zintegrowany system zarządzania należy rozumieć jako co najmniej dwa współdziałające ze sobą systemy. Najczęściej w ramach systemu zintegrowanego współdziała ze sobą więcej systemów. Odpowiadają one za możliwość zarządzania kluczowymi procesami w organizacji w sposób całościowy. 

Jak powstaje system zintegrowany? 

Integracja wielu, pozornie różnych systemów jest możliwa dzięki ich wspólnej strukturze. Wspólna struktura systemów to jedna z zalet ISO. Dzięki temu organizacje mogą połączyć różnorodne wymagania poszczególnych systemów zarządzania w jedną strukturę lub metodologię. Bez standardów ISO nie byłoby to możliwe, ponieważ poszczególne systemy miałyby inną strukturę. 

Działania związane z integracją systemów zarządzania mogą być podejmowane w organizacjach o dowolnej wielkości. Bez znaczenia jest tu sektor czy branża. Zazwyczaj integracja systemów służy uproszczeniu zarządzania przedsiębiorstwem i obniżeniu kosztów operacyjnych. Dodatkowym atutem tworzenia zintegrowanych systemów zarządzania jest ograniczenie czasu i kosztów certyfikacji organizacji. Audyt zintegrowanego systemu zarządzania przeprowadzany jest bowiem w oparciu o taki sam zestaw dokumentacji, polityk, procesów i procedur. 

Zalety zintegrowanego systemu zarządzania 

Integracja systemów zarządzania przedsiębiorstwem niesie za sobą szereg korzyści związanych z uproszczeniem procesu zarządzania i obniżeniem jego kosztów. Główną zaletą wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania jest możliwość maksymalizacji skuteczności działania wszystkich wdrożonych systemów poprzez wykorzystanie efektu synergii. Zintegrowane systemy oddziałują na siebie, co zwiększa ich efektywność i skuteczność,  przy jednoczesnym ograniczeniu zaangażowania środków. 

Dodatkowym atutem integracji systemów w jeden jest fakt, iż organizacja nie musi opracowywać i powielać kilkunastu dokumentów oraz elementów systemu, takich jak polityka, cele, zasoby lub procesy, co przekłada się na znaczącą oszczędność czasu i pieniędzy. 

Ostatnią z wymienianych korzyści jest możliwość przeprowadzania zintegrowanych audytów. W przypadku systemu zintegrowanego możliwe jest przeprowadzenie jednego audytu zamiast kilku (dla każdego systemu z osobna). Koszt audytu zintegrowanego jest zwykle znacznie niższy niż koszt pojedynczej certyfikacji dla każdej z norm. Audyt zintegrowany pozwala również zaoszczędzić sporo czasu i w mniejszym stopniu obciąża zasoby ludzie, co z kolei przekłada się na możliwość utrzymania produktywności organizacji na stałym poziomie. 

Jeśli potrzebujesz pomocy przy wdrażaniu systemu zarządzania przedsiębiorstwem, skontaktuj się z nami! Oferujemy pomoc przy wdrażaniu systemu ISO i systemu IFS.